Functioneel specificeren: wie vraagt die wint
Stan Vermeulen
Wat voor vraaginnovaties zoals functioneel specificeren in het algemeen geldt, is des te meer van toepassing voor opdrachtgevers voor wie bouwen geen dagelijkse activiteit is: de noodzaak en het nut van deze innovatie (tezamen de ‘conditio sine qua non’ voor elke innovatie) dienen toch wel zeer helder en urgent op het netvlies van betrokkenen te liggen om in een nieuwe beweging mee te gaan.
Verschenen in !ntervisie, januari 2008
In de bouw gonst het van vernieuwing, niet in de laatste plaats door de uitdaging die aan de bouwsector is verwoord na de katalyserende bouwenquête van enkele jaren geleden. Steeds meer is duidelijk geworden dat de bouwsector alleen (de aanbodzijde) niet bij machte is om procesinnovaties te laten doorbreken. De vraagzijde van de markt heeft in deze doorbraak een net zo grote rol. Dit heeft sterk te maken met de wijze waarop door de vraagzijde naar de bouwsector gekeken wordt: een in haar rol traditionele, qua taakopvatting en verantwoordelijkheid statische sector waar niet veel nieuws van te verwachten is. In een dergelijke situatie spreken van vraaginnovatie? Dan moeten de voordelen (het eerder genoemde nut) er toch wel duimendik bovenop liggen!
Effectiviteit en efficiency
Vraaginnovaties als functioneel specificeren hebben naast hun technische impact ook een nog veel grotere impact op het bouwproces en de rollen van partijen daarin. Laten we het daarom eerst maar eens over (bouw)processen hebben. Processen richten zich in hun toegevoegde waarde op twee begrippen: effectiviteit en efficiency. Anders geformuleerd: de goede dingen doen, en die dingen ook goed doen. In het traditionele vraag- en aanbodproces zijn bovenbedoelde waarden in dezelfde handen. Opdrachtgevers rekenen ‘de goede dingen doen’ terecht tot hun domein. Het gaat dan om het inzicht in de werkelijke behoeften van hun ‘klanten’ zodat ze het goede aanbod (de juiste facilitering van hun primaire proces) kunnen definiëren. Het gaat dan om de focus op de eindgebruiker (doelgroep, functionaliteit en andere productwaarden). Vervolgens komt de tweede proceswaarde in zicht: de dingen goed doen. Ook dit deel rekenen opdrachtgevers (al dan niet bewust) tot hun domein. Zij zijn er niet van overtuigd dat in het optimaliseren van deze waarde de aanbodzijde zeer wel bij machte is om met meer efficiency de door de opdrachtgever beschreven producten te maken. Het gaat dan om waardeoptimalisatie in het kader van haalbaarheid van de projecten en waardeoptimalisatie in organisatieontwikkeling van de vrager. Daarvoor is het wel nodig om die aanbodzijde anders te benaderen en meer armslag te geven in hun toegevoegde waarde naar die opdrachtgever toe: een functionele vraagspecificatie. Het nut van efficiencybevorderende vraaginnovaties als functioneel specificeren is op zich wel duidelijk te maken:
– een hogere kwaliteit-/prijsverhouding;
– integrale proces- en productverantwoordelijkheid;
– kortere doorlooptijden;
– lagere begeleidingsinspanning.
Prisoner’s Dilemma
Dit nut wordt misschien te weinig als noodzakelijk beleefd of er wordt getwijfeld aan het daadwerkelijk realiseren ervan! Functioneel specificeren is zeker nog niet ingeburgerd, wat ook te maken heeft met de hiervoor beschreven conservatieve percepties van zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers. Of functioneel specificeren nuttig is hangt af van het feit of deze vraagtechniek bevordert dat aangesloten wordt op de (latente) behoeften van de vrager. Dit nut wordt des te meer beleefd als het ook essentieel wordt in de ‘struggle for life’ van de opdrachtgever. Vraaginnovatie kan nooit een speeltje van de ‘happy few’ zijn, dan wordt het nooit wat. Vraaginnovatie moet bijdragen aan het succes van het primaire proces van de vrager, moet betere overlevingskansen bieden, moet misschien wel zoveel waarde in zich hebben, dat zonder deze innovatie de vrager in zijn bedrijfsvoering wordt bedreigd. En deze rol voor vraaginnovatie lijkt zich in de markt af te tekenen. Je kunt niet over vraaginnovatie spreken als niet heel duidelijk is waar we in de bouwsector vandaan komen en wat dat voor gevolgen heeft voor de opdrachtgever: het traditionele bouwproces. Een en ander is wel toe te lichten aan de hand van een case, de onlangs gerealiseerde huisvesting voor een VMBO-school in het oosten van het land. De helaas herkenbare situatie doet denken aan het ’Prisoner’s Dilemma’ van Albert Tucker. Hij bedacht een verhaal over twee gevangenen -verdacht van een misdaad- die separaat een voorstel van de rechter ontvangen. Door niet in elkaars belang te denken slaagden zij er niet in de voor hen beiden meest wenselijke situatie (minimalisering van de straf) te bewerkstelligen. Van een ’Prisoner’s Dilemma’ is sprake als een situatie die door allen wenselijk wordt geacht niet gehaald wordt omdat ieder van de betrokkenen niet degene wil zijn die in de meest nadelige positie wordt gedrukt. In de case van de VMBO-school is de wenselijke situatie natuurlijk het oplossen van een klimaatprobleem, (idealiter natuurlijk het voorkomen daarvan) veroorzaakt door onbalans tussen het bouwkundige ontwerp (een gevel waarin veel blank glas) en het installatietechnische ontwerp (ontbrekende compensatie door afwezigheid van koeling). Het vermijden van de meest nadelige positie kan in deze case beschreven worden als het afwimpelen van verantwoordelijkheid (afschuiven). Waar de twee gevangenen er niet achter kwamen dat hun beste optie was om te blijven ontkennen, is de bouwsector er kennelijk al jaren van op de hoogte dat ontkennen c.q. afschuiven hen de beste eindpositie brengt. Bij gebrek aan bewijs komt ieder er ten hoogste met een flinke dosis imagoschade (en dan nog in beperkte kring) van af. Dat is nog altijd beter dan bekennen en daardoor de volledige last van de fout te moeten dragen. Niemand zal dit gedrag als moreel hoogstaand kwalificeren.
Toch voelen betrokkenen zich gelegitimeerd om zo te handelen, en wel door de omstandigheid dat de opdrachtgever zelf (door zijn wijze van marktbenadering) het risico genomen heeft dat deze situatie zou kunnen ontstaan. Hierbij is van belang dat het criterium ’zo weinig mogelijk geld uitgeven (lees: laagste prijs)’ dominant is in traditionele bouwprocessen. Wat is er nu, geabstraheerd van de onderhavige case, aan de hand? In het traditionele bouwprocesmodel richt de opdrachtgever zijn inkoopproces zo in, dat alle door hem gerekruteerde partijen voor de laagste prijs (in vergelijking met hun concurrenten) hun diensten moeten verrichten (anders zijn ze kansloos in ’de slag om het project’). De opdrachtgever weet dat partijen in de bouw bereid zijn om in hun prijsstellingen diep te gaan (wat onvriendelijker geformuleerd: bereid zijn om elkaar het vel over de oren te trekken). Het effect van laagste totaalinvestering bereikt de opdrachtgever natuurlijk het beste als hij zoveel mogelijk concurrentie organiseert in zijn proces: het totale project wordt dan ook verdeeld in meerdere advies- en realisatiedelen. Of dit aansturen op een ’offerteslagveld’ moreel ook zo hoogstaand is? Duidelijk is wel dat deze opdrachtgever uitsluitend uit is op zijn eigen gewin. Hoe het ook zij: gefragmenteerde inkoop voor de laagste prijs is in de bouw een zo algemeen verspreid fenomeen dat in de aanbodketen precies hetzelfde gebeurt onder het motto: ‘wat u geschiedt doet dat vooral ook een ander’. De ‘beloning’ komt natuurlijk onherroepelijk in de loop van het proces. Daar wreekt het zich dat de opdrachtgever geen eindverantwoordelijke partij heeft ingekocht, laat staan een partij die de onderlinge coördinatie voor zijn rekening neemt, waardoor ieder zich kan concentreren op zijn eigen bijdrage en dat vervolgens ook doet, gelegitimeerd door de individuele inkoopcontracten. De opdrachtgever zelf is de eindverantwoordelijke, de probleemeigenaar en daar komen (als het fout gaat) dan ook onverbiddelijk de problemen terecht. Dat deze opdrachtgever daarvan opkijkt is zeer begrijpelijk, maar eigenlijk niet terecht: hij mag er niet van uitgaan dat partijen het vangnet hiervoor)(een intensieve coördinatietaak) zelf wel voor hun rekening nemen (terwijl dat in een ‘laagste prijs’ omgeving niet in de taakomschrijving stond?). Alle betrokkenen uit de bouwsector weten dat door hun gesepareerde posities het risico van een suboptimaal eindproduct is ingebakken. Met andere woorden: ’wie zijn gat verbrandt, moet maar op de blaren zitten’, is een voor de hand liggende gedachte aan aanbodzijde, zeker als men meerdere malen gewaarschuwd heeft voor de vervelende effecten van het navolgende, door het inkoopproces geïnstitutionaliseerde, gedrag:
– het najagen van het eigen optimum (wat een ander inbrengt is in principe verstorend voor het eigen proces);
– het zich concentreren op kostenbeheersing en -reductie van de eigen dienstverlening (rekening houden met een ander tast het eigen geminimaliseerde proces aan);
– het nemen van het voortouw ten koste van anderen (wie de baas is komt het meest aan zijn trekken).
Gaat het dan altijd fout met dit soort ‘traditionele’ bouwprocessen? Neen, ging het maar altijd fout, dan waren we nu van dit soort processen af. Het gaat vaak genoeg ook goed. En dat is dan een kwestie van geluk hebben. Het geluk van de aanwezigheid van een opdrachtgever die naast een scherpe prijs ook hecht aan goed samenwerken (en dat kan alleen maar indien er oog is voor het belang van de ander) en van opdrachtnemers die beseffen dat ’twee er meer weten dan een’. Dit alles opgeteld bij een niet overdreven projectambitie en een financiële ontsnappingsroute (post onvoorzien). Terug naar de case: het wrange van de situatie is natuurlijk dat geen van de betrokken partijen de klimaatmiskleun gewild heeft en vooral dat de ‘niets vermoedende’ opdrachtgever nu met de gebakken peren zit. Hij kan bij niemand het probleem kwijt omdat:
– zijn hoge ambitie (een bijzonder gebouw op een unieke locatie) de architect legitimeert om zijn architectonische handtekening op het project te zetten (daar is hij toch voor geselecteerd?);
– zijn gefragmenteerde inkoop niemand tot eindverantwoordelijke heeft gemaakt: er is geen probleemeigenaar anders dan de opdrachtgever zelf;
– als gevolg van de gekozen projectstructuur de ontwerper geen uitvoeringsverantwoordelijkheid bezit en de realisator (’maker’ van het gebouw) missers in het ontwerp altijd van zich kan afwerpen, hetgeen dan ook gebeurt;
– er is nagelaten -namens de opdrachtgever- over het werk directie te voeren vanuit een onafhankelijke objectieve positie (de architect vervulde ook de rol van bouwdirectie, hetgeen in traditionele bouwprocessen zeer gebruikelijk is);
– de opdrachtgever en zijn vertrouwenspersonen waarschuwingen hebben gebagatelliseerd, onderschat, niet hebben willen horen of zelfs in de wind hebben geslagen(?);
– ontwerpfouten -inherent aan hun kwalificatie zichaltijd openbaren als het te laat is (tijdens de uitvoering) en dan alleen opgelost kunnen worden ten koste van extra geld en extra tijd (wat zich ook weer in geld vertaalt).
Kortom: wie wind zaait zal storm oogsten! En vinden we datdan allemaal terecht? Dat een opdrachtgever opgezadeld wordt met een probleem dat hij niet heeft zien aankomen en waaraan hij part noch deel heeft? Wordt het niet eens tijd dat de bouwsector de verantwoordelijkheid neemt om opdrachtgevers te waarschuwen voor de risico’s die hij loopt bij onevenwichtige inkoopprocessen? Processen die hem vaak uit eigenbelang nog worden geadviseerd ook. Wat moet de sector dan aan de opdrachtgevers vertellen? Uitstijgend boven het eigen belang of, als dat niet kan, vanuit een nieuwe onafhankelijke positie het volgende:
Beste opdrachtgever:
– bepaal -voor je feitelijk begint- je ambities, je waarden en vooral je belangen;
– focus je daarbij niet alleen op het gebouw (het product) maar ook op het proces (met tussenliggende momenten om de balans op te maken i.c. ‘technical due diligence’) en op je positie in de projectorganisatie (risicoverdeling);
– breng balans aan in je uitvraag: een voor de aard en omvang van het project passend budget, passende doorlooptijd, passende beeldverwachtingen en passende projectsturing;
– laat een risicoanalyse opstellen, tref zonodig een voorziening, en voorzie tussentijdse meetmomenten (risicomanagement);
– zet dan (en niet eerder) je uitvraag in de markt!